Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Wat doet u op secretaressedag?
Op de derde donderdag van april is het Secretaressedag. Dit jaar valt dat op 16 april. Op deze dag kunt u extra aandacht geven aan het veelzijdige werk van uw secretaresse(s). Sommige mensen hebben moeite met zo’n speciale dag, net als de Nationale Complimentendag. Zij vragen zich af waarom men per se een dergelijke dag nodig heeft om stil te staan bij iemands prestaties en hem daarvoor bijzonder te waarderen. Deze positieve aandacht zou er immers het hele jaar moeten zijn - elke dag opnieuw. Het is beter om medewerkers te waarderen voor specifieke werkzaamheden die er op dat moment uitspringen, dan hen eens per jaar te verblijden met een bloemetje omdat ze toevallig secretaresse zijn, zo is het idee.
Niemand overslaan
Als u er voor kiest om mee te doen met Secretaressedag, kunt u immers geen enkele secretaresse overslaan. U zult dus ook de secretaresses moeten waarderen waarvan u juist meent dat ze onder de maat presteren. Deze aangelegenheid kunt u niet aangrijpen om uw kritiek op het functioneren van een medewerker publiek te maken door haar een bloemetje te onthouden. Impliciete kritiek is fnuikend. Bovendien dient u kritieken te reserveren voor individuele gesprekken zoals het functionerings- en beoordelingsgesprek. Nog beter is het om de medewerker te begeleiden en te sturen op het moment dat het verkeerd gaat. U kunt de kritieken dan zelfs helemaal achterwege laten of ze in een opbouwende vorm gieten. Niet uw kritische woorden, maar uw ondersteunende aanpak maken dan het verschil. Hoe dan ook, zowel kritieken als complimenten dient u niet op te sparen.
Om deze laatste reden kiezen sommige managers ervoor om Secretaressedag stil voorbij te laten gaan. Zij beargumenteren waarom ze er niet aan mee willen doen: ‘Waardering moet plaatsvinden op basis van individuele prestaties en niet als collectief lijmmiddel’. Of: ‘Secretaressedag is net als Moederdag, Vaderdag en Sinterklaas een dag met een commercieel uitgangspunt. Er zijn al zoveel van dit soort speciale dagen; daar doen wij niet aan mee!’. Toch gaan deze managers dan voorbij aan aantal belangrijke functies van Secretaressedag.
Geheugensteuntje
We staan er niet altijd bij stil welk belangrijk werk onze secretaresses dagelijks verrichten. Ook vergeten we nog wel eens hen daar speciaal voor te waarderen. Als iemand bijzondere prestaties verricht heeft, zijn we nog wel opmerkzaam, maar als het gaat om het gewone werk? Dat is zo vanzelfsprekend dat het aan onze attentie ontsnapt. Net als de secretaresses zijn we dagelijks bezig met onze eigen routines. Daardoor denken we er vaak niet aan een compliment of een andere vorm van erkenning te geven. Secretaressedag maakt u ervan bewust dat u deze waardering eens moet geven. Liever wat vaker, maar in ieder geval vandaag!
Legitimatie
Voor dagelijkse routines geven we maar zelden bijzondere waardering. En als we dat opeens wel doen, kan dat onnatuurlijk overkomen. Waarom geeft u vandaag plotseling een compliment voor iets dat de secretaresse elke dag en het hele jaar door doet? En hoe vaak zou u zo’n compliment mogen geven om niet als een slijmbal te worden versleten. Het is niet zo simpel om het juiste moment te bepalen waarop u een compliment moet geven. Een speciale gelegenheid kan daar geweldig bij helpen. Dat hoeft overigens geen landelijke dag te zijn! Als u op een warme dag uw medewerkers op ijsjes trakteert is dat een prima legitimatie om daarbij te zeggen: ‘alsjeblieft, omdat jullie zo hard zwoegen in deze hitte’.
Bij het geven van een compliment, loopt u altijd het risico dat uw waardering verkeerd getimed is of dat uw woorden verkeerd begrepen worden. Als u bijvoorbeeld tegen een secretaresse zegt: ‘Wat heb je dat rapport netjes uitgeprint’, is de kans groot dat u met uw compliment voorbijgaat aan al het werk wat zij aan dit rapport verricht heeft. Bovendien is printen iets waar weinig kennis en vaardigheden voor nodig zijn. En dus geeft u er juist blijk van dat u niet begrijpt wat het werk van uw secretaresse behelst. Maar zelfs als u uw secretaresse complimenteert voor haar inspanningen bij een bepaald project, loopt u de kans dat zij zich afvraagt of haar andere werk wel voldoende in het oog springt.
Secretaressedag geeft u de legitimatie om een compliment uit te delen voor de inzet die uw secretaresses het afgelopen jaar hebben laten zien.
Erkenning
U zou zich kunnen afvragen of u iedereen wel voldoende persoonlijke waardering geeft door deze collectieve belangstelling te tonen. U kunt erover filosoferen of de verdiensten wel eerlijk behaald zijn en of uw waarderingen evenredig verdeeld zijn. Ook kunt u uw spontaniteit in twijfel trekken. Het moment dat u uw complimenten uitdeelt is immers door anderen bepaald. Maar op een dag als Secretaressedag staat niemand daar echt bij stil. Het feit dat u op deze dag bijzondere aandacht geeft aan uw secretaresse(s), zal zeker gezien worden als een leuk gebaar. Dat het moment van waardering door anderen bepaald is, maakt dat er niet veel minder leuk om. Uw secretaresses zullen het zeker op prijs stellen als u op deze dag - hun dag - iets extra’s doet. Het streelt hun eer als u deze dag niet voorbij laat gaan.
Imago
Secretaressedag heeft nog een andere functie dan individuele en collectieve aandacht voor het werk van de secretaresse. Deze dag draagt ook bij aan het verbeteren van het imago van het secretaressevak. Door hieraan mee te doen, geeft u aandacht aan de waardevolle activiteiten van de mensen in deze grote en onmisbare doelgroep. U staat stil bij de toegevoegde waarde voor de organisatie die secretaresses met hun gevarieerde werk bieden.
Gerichte belangstelling
U heeft besloten om iets met Secretaressedag te doen. De volgende vraag is dan hoe u dat doet en welke vorm u daarvoor kiest. Waarschijnlijk zorgt u in ieder geval voor gebak bij de koffie. Verder geeft u uw secretaresse(s) een cadeautje; meestal een bos bloemen. Als u het daarbij laat, laat u een mooie kans voorbijgaan om ook stil te staan bij de inhoud van het secretaressewerk en de waardering die u werkelijk heeft.
Het is belangrijk om Secretaressedag niet af te doen als een formaliteit die u vanuit uw kantoor kunt afhandelen. Leg uw werk even opzij en geef op deze dag persoonlijke aandacht aan uw secretaresses. Ga bij voorkeur met ieder van hen even in gesprek. Het is het best om dit contact een informeel en luchtig karakter te laten hebben. Het is immers geen functioneringsgesprek! Ga dus naar de werkplek van de secretaresse of spreek met hen tijdens de koffie in de kantine. Zeg niet alleen dat u hun werk op prijs stelt, maar geef voorbeelden van wát u precies waardeert. Stel vragen, waaruit blijkt dat u persoonlijke belangstelling voor hen heeft. Vraag aan een secretaresse bijvoorbeeld hoe het haar zo goed lukt om haar parttimewerk met de thuissituatie te combineren. Noem iets waar een secretaresse succes mee heeft behaald en vraag hoe dat haar zo goed gelukt is.
Mooie woorden en een cadeautje
Tijdens Secretaressedag is het gebruikelijk dat u de naast de mooie woorden die u uitspreekt ook een cadeautje aan uw secretaresse(s)geeft. De jaarlijks terugkerende taart en de bloemen verliezen op den duur hun waarde. Ze worden een routine waar de kracht vanaf is. In de laatste weken van december zijn medewerkers vaak in gespannen verwachting wat er dit jaar in hun kerstpakket zal zitten. Zo zou het ook met Secretaressedag moeten zijn. Zorg dat u uw secretaresses werkelijk verrast met iets dat hen persoonlijk aanspreekt en wat ze niet verwachten. Geef hen iets origineels. Deze keer dus geen bloemen, maar bijvoorbeeld een dinerbon voor twee personen of...
De baas de baas
Dit jaar is het een bijzonder leuk idee om uw secretaresse(s)het boek De baas de baas van Ria Harmelink cadeau te doen. Voor dit boek heeft Ria veertien secretaresses van prominente topmanagers en politici geïnterviewd. Zij vertellen hoe het is om te werken voor een bekende baas. En ook de befaamde bazen zelf komen aan het woord om iets te zeggen over hun secretaresses. Met dit boek biedt u iets persoonlijks dat uitstekend aansluit bij de aandachtswereld van de secretaresse. Bovendien geeft u indirect een compliment over de inhoud van het secretaressewerk. Het boek biedt namelijk een interessante visie op de veelzijdigheid en de verantwoordelijkheden die het vak secretaresse inhouden: Topsecretaresses zijn de stille kracht achter ‘hun baas’. Ze zorgen ervoor dat alles op rolletjes loopt zonder op de voorgrond te treden. Door dit boek te geven, laat u impliciet blijken dat u deze visie deelt en de waarde van het secretaressewerk hoog inschat.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie